【経理必見！】廃止になった郵便局の普通郵便の集荷。改めて集荷してもらう方法や解決策を考えてみた。

郵便局の普通郵便の集荷が廃止になって5年が経とうとしています。

当時、企業は混乱し経理業務に負担がかかったのは言うまでもありません。

廃止から時は経ちましたが、決して軽視できる問題ではありません。

多くの企業が問題を抱えていると思いますので対策を考えてみました。

集荷が廃止となった背景

集荷が廃止となった大きな要因は次の点です。

1. ゆうパックの取り扱い増加による、人手不足と人件費の高騰

しかし、集荷サービスが続いている商品もあります。

• ゆうパック
• レターパックプラス
• EMS
• 国際小包

これらの商品はポストに投函することができません。
普通郵便はポスト投函が可能ですが、特定記録や書留は上記の商品同様ポスト投函できないのが企業に多大な影響を与えています。

このことを考えても、日本郵便は大きな決断をしたと言えます。

集荷廃止による起こった問題点

集荷廃止で現場ではどのような混乱が起きたのか振り返ってみましょう。

事務作業の負担と人件費の高騰

具体的に次のようなことが問題点として現れました。

• 経理業務の合間を見て郵便物を出しに行くので本来の業務ができない
• 窓口で郵便の引き受けに時間がかかり更なる業務の圧迫になる
• 新たな人材の雇用で人件費が圧迫する

官公庁や一部の企業では集荷サービスが続いているという話もあります。

郵便、貯金、保険の郵政の基幹サービスを将来にわたりあまねく全国で提供します。

経営理念には上記の内容が書かれていますので一般企業にとっては不公平と感じますね。

対策

対策①後納ポストイン

集荷廃止時に郵便局は多くの企業に後納ポストイン制度を勧めました。
後納ポストインとは、貸与(無償)する専用ケースに後納郵便物等差出票と対象郵便物等を入れて、近くのポストへ投函できるサービスです。のこサービスでは全ての企業が解決策として採用することはできませんでした。

• 3ケースの貸与なので、一度に大量に差し出す企業はケースに収まらず実質利用が難しい
• 小さいポストだと入らないことがある
• ポストから回収してからの引き受け作業なので発送が遅れる
• 書留等記録郵便物は対象外

1日に発送する通数が少ない企業であればメリットのある商品です。また、配達員に渡すことも可能なので、毎日郵便が届く企業であれば後納ポストインを利用するのも手でしょう。

いずれにしろ、記録郵便がある企業や大量発送のある企業は根本的な解決につながらないのが現状です。

対策②郵便局と相談

廃止になったのは5年前ですので、改めて郵便局に相談してみるのはどうでしょう。数千通もあると郵便窓口を圧迫することは間違いありません。また、当時の管理者や役職者は異動していると思いますので、関係が悪くなった企業は交渉しやすいでしょう。

日本郵便として、やみくもに集荷を再開するのは現実的ではありませんではどのような手段があるでしょうか。

ケース1：配達員に持っていってもらう

大前提ですが、配達員の負担を増やす作業はできないので、後納を切手貼付に変えて配達の流れで回収してもらう手段があります。私の住んでいた地域では、切手貼付の普通郵便に関して常識の範囲で回収OKでした。
ポストの近くやカウンターに置いておけば回収してくれます。いずれにしろ記録郵便のある企業には課題の残る手段ではあります。

ケース2：発着口に持ち込む

集配郵便局では郵便や荷物を受け入れる発着口があります。トラックが停まっている場所を見たことあると思いますがそこが発着口です。一般の方は、使えない場所ですが、大量に後納郵便がある企業は交渉するのも手かもしれません。また、交渉する際は、集配部の責任者や担当している営業マンに話すと伝わりやすくなります。

対策③では発送物を発着口へ持ち込める別の方法を紹介します。

対策③アウトソーシング

請求書や梱包作業を外部にアウトソーシングする方法があります。
近年のアウトソーンシング市場は活況で拡大傾向にあります。要因は次の2点が挙げられます。

 人材不足の解消やコスト削減を実現する手段として活発化している
 変化が目まぐるしく起こっている世の中で、企業価値を高めていくための外部資源の利用

ロジスティクスサービスの活用

ロジスティックサービスとは商品の保管、ピッキング、物流加工、梱包、封入封緘、出荷などの物流サービスです。
貴社の請求書データや商品を搬入するだけで、発送までを請け負ってもらえます。小ロットからの注文もなところもありますので、費用対効果などを加味して検討するのも良いでしょう。

荷物関係になりますが、日本郵便もロジスティックサービスを行っていますので記事で紹介します。

請求書発行システムの活用

請求書発行システムは、発行が少ない企業にも利用しやすく、低価格のサービスもあります。
請求データをCSV形式で取り込むだけで請求書の発行ができ取引先へ送信できます。郵送から、メールでの発行に変えるだけで送料や封筒代、印刷代といったコストを抑えることができ、事務作業の軽減、経費削減につながりトータルコストを削減できます。

まとめ

今回は、集荷廃止の問題についての解決策を考えてきました。企業ごとに課題があると思いますので、改めて経理作業を軽減を目指して、現実的な対策を考えて欲しいと思います。